Desafíos del Director de Proyectos con un equipo de teletrabajo

Desafíos del Director de Proyectos con un equipo de teletrabajo

Una de las mayores preocupaciones para un director de proyectos es el manejo de sus equipos de trabajo, ya que son estos los que darán vida a los proyectos siendo siempre una pieza fundamental en el triunfo o fracaso de este. Un incorrecto manejo de los equipos de trabajo podría hacer fracasar hasta al mejor de ellos.

Actualmente la filosofía de creación de equipos de alto rendimiento se ha implementado exitosamentealrededor de todo el mundo. Al mismo tiempo las empresas con el fin de ser más competitivas han creado todo una gama de medidas con el fin de reducir sus gastos y optimizar sus recursos. En ellos cabe la categoría del teletrabajo.

¿Pero como implementar ambas modalidades?, ¿Se pueden crean equipos de alto rendimiento a distancia? Con el paso del tiempo y la experiencia se ha comprobado que sí, pero para esto el experimentado director de proyecto debe echar mano a casi todo los trucos que tiene bajo su manga, ya que en esta modalidad surgen una serie de problemas de carácter en su mayoría humano muy difíciles de controlar (si no se tienen las capacidades ni la experiencia)

Entre los problemas que se puedan encontrar es la falta de identidad y compromiso que los miembros del equipo pueden experimentar al permanecer aislados o apartados de un ambiente laboral.Los equipos de trabajo no logran formar los nexos necesarios para trabajar  como un bloque y crear la sinergia de un equipo de alto rendimiento.Estos equipos de teletrabajo suelen ser apáticos ante las situaciones individuales que afectan a los miembrosde equipo, no se ven a la empresa donde trabajan como propia, no hay orgullo de pertenencia y casi siempre se ve a la compañía solamente como la fuente de ingresos que cubre las necesidades económicas.

A esta serie de problemas podría además añadirles la falta de entendimiento entre diferentes culturas, ya que si experimentamos problemas entre vecinos del mismo país y zona puede imaginarse los problemas que enfrentamos a la hora de crear equipos multiculturales en diferentes países. Imagínese un caso de fantasía extremo donde una empresa estadounidense trata de instalar una oficina de outsourcing en la unión soviética comunista durante la guerra fría, por supuesto algo totalmente inimaginable. Ahora analicemos un poco por que la situación es tan imaginable.

·         Primero existía un conflicto político que nunca hubiera permitido la instalación de la oficina en el lugar.

·         Había una fuerte ideología cultural que no permitiría el apoya de la mayoría de la población

·         El lenguaje sería un punto totalmente determinante, ya que posiblemente ningún estadunidense estaría interesado en aprender ruso o viceversa.

·         El resentimiento y recelo entre ambas partes no les permitiría trabajar como equipo.

·         Las realidades sociales son muy diferentes, por lo que los temas afuera de lo laboral no serían muchos.

Y así muchas otras más.

Aunque unos de los puntos se pueden observar muy extremistas otros no tanto y pasan diariamente en el día a día, por lo que son de mucho cuidado a la hora de formar equipos multiculturales, o inclusive a la hora de considerar la apertura de oficinas afuera del país.

Conclusiones

·           Es más difícil la formación de equipos de alto rendimiento en modalidad virtual (teletrabajo), que en condiciones normales

·                      Las diferencias culturales son fundamentales en el entendimiento entre miembro del equipo de trabajo

·                    Para crear equipos de alto rendimiento se debe invertir en la formación de vínculos entre los miembros de equipos de trabajo.

·           El grado de éxito de los equipos de teletrabajo depende principalmente de la gestión realizada por el director de proyectos.

·                     La experiencia de los directores es muchos más significativa que el nivel organizacional de la empresa a la hora de formar equipos de teletrabajo.

Recomendaciones

·         Al inicio de cada proyecto en con equipos de tele trabajo, debe destinarse un monto al proyecto para actividades que fomenten el trabajo en equipo, asi como un programa de seguimiento para ver su evolución.

·         Se recomienda el empleamiento de directores con conocimiento en el tema de teletrabajo y con amplia experiencia.  

·       Cada empresa deberá hacer un análisis de sus recursos antes de disponer de ellos para equipos de teletrabajo.

RRHH en Gestión de Proyectos

En la actualidad la gestión de Proyecto se ha convertido en una pieza clave para el desarrollo y sostenibilidad de las grandes, medianas y pequeñas empresas, es por ello que día a día se refleja una mayor necesidad de personas capacitadas en el tema.

El director de proyecto, como todos sabemos carga con la responsabilidad de cumplir con los objetivos planteados al inicio de un proyecto, así también este deberá ser capaz de solucionar cualquier conflicto o problema durante el desarrollo de este, siempre manteniéndose dentro de los tiempos establecidos, con costos controlados.  

Sin embargo como directores de proyectos estamos a sujetos  los cambios de nuestro entorno y a los riesgos asociados a ellos.  Además de todo esto tenemos en nuestras manos al recurso más difícil de administrar, “El Recurso Humano”.  

¿Cómo lograr establecer una correcta gestión sobre este recurso tan impredecible y tan sujeto a cambios? , Por surte este tema ya ha sido sujeto de estudio durante muchos años, tanto asi que se han logrado establecer normas y estándares de trabajo facilitándose un poco la tarea de una correcta gestión de RRHH.

Estudiaremos a continuación las enseñanzas del PMI sobre este tema tan controversial y abordaremos a su vez otras referencias con respecto  al tema, analizando como interpreta estos autores las diferentes formas de gestionar los RRHH.

El Pmbook plantea al igual que el libro Director Profesional de Proyectos una estructura esquematizada de gestión donde se tienen como piezas clave:

·         Desarrollar el plan de recursos humanos

·         Adquirir el equipo de proyecto

·         Desarrollar el equipo de proyecto

·         Dirigirlo el quipo de proyecto

Para cada una de estos puntos se han establecido entradas, (o lo que hay que hacer) herramientas  y técnicas de trabajo (que es lo te ayudara a desarrollar las entradas) y salidas (que son el resultado del desarrollo de las entradas mediante las herramientas. Sin embargo no se entrara en detalles acerca de esta ya que ya se ha establecido Previamente mediante el desarrollo del mapa conceptual.

La diferencia clave entre el libro del Director Profesional de Proyectos y el Pmbook, es la forma en que se aborda el tema ya que el Pmbook es una guía de mejor practicas recopiladas a través del tiempo y se muestra casi en modo de norma, que te dice que se debe hacer pero no como hacerlo, es mucho mas esquematizado y profundo (sobre el que hacer), por otro lado el libro del director de Proyectos se enfoca en el que (aunque a un nivel más bajo) y dedica gran parte de su desarrollo a ejemplificar como se hace para gestionar el RRHH.

Podemos destacar como lo más importante el tema de liderazgo, Motivacion y resolución de conflictos, los cuales son esenciales para una correcta gestión del RRHH en cualquier lugar, ya sea una empresa multinacional o la soda de la esquina.

Liderazgo:

Tipos: Directivo, Consultivo, Participativo, Delegativo, Facilitador, Autocrático y Consensual

Motivación:

La motivación viene de distintos formas dependiendo de cada tipo de persona, para motivar a alguien es esencial aprender que es lo que lo mueve.

Se han establecido a través del tiempo una serie de doctrinas para entender un poco mejor que motivas a las personas:

·         Pirámide de las necesidades de Maslow: para motivar a las personas debe alcanzarse gradualmente desde sus necesidades Primordiales hasta las menos esenciales. En orden se pueden describir, fisiológicas, seguridad, social, estima y autoestima.

·         MC GREGOR: hay dos clases de personas, las que evitan responsabilidades y las que las buscan y asumen

·         Teoría de las necesidades: hay 3 tipos de necesidades logro, afiliación y poder. Según cuál sea su tipo de necesidad, será la motivación que necesiten.

·          Teoría de las expectativas: se crea un círculo virtuoso de esfuerzo-desempeño-recompensa.

·         Teoría de fijación de metas: Las metas  motivan y guían nuestros actos y nos  impulsan a dar el mejor rendimiento.  

·         Herzberg motivación de Trabajar: similar a la pirámide de Maslow dividida en dos partes, Factores higiénicos y agentes motivadores

Resolución de conflictos:

                La resolución de conflictos es parte  esencial del liderar que maneja los equipos de trabajo, Proyecto o gerencia la empresa, cualquier persona que sea encomendada a trabajar y dirigir personal debe de se capaz de afrontar, mediar y resolver los conflictos. Para ello son necesarios una seria de habilidades blandas desarrolladas o innatas, ademas de esto de ha establecido una forma de gestionar de mejor manera los conflictos:

·         Identificar la causa del problema.

·         Analizar el problema.

·         Identificar alternativas de solución.

·         Implementar una decisión.

·         Revisar si esa decisión resolvió el problema.

Además de todo esto hay que crear la documentación necesaria para poder controlar y analizar posteriormente los conflictos y sus posibles soluciones de antemano.

Ensayo de administración de proyectos

5 millones de colones varados en mi patio junto con muchas oportunidades perdidas

Siempre me ha encantado la idea de tener una empresa propia, tal vez  porque desde muy pequeño vi como nuestro pequeño negocio familiar (un pequeño hotel en el centro Nicoya) crecía poco a poco y se convertía en una pieza clave para el bienestar de nuestra familia. Así que uno de  mis principales objetivos  y metas desde ya hace mucho tiempo es tratar de montar una pequeña empresa de diseño y manufactura de maquinas. La primera oportunidad de formar una empresa surgió hace aproximadamente 3 años cuando el negocio de la construcción todavía era negocio principalmente en el área de Guanacaste.

            En esa época abundaban las construcciones y remodelaciones y comencé a notar la gran demanda de mezcladoras de concreto que se generaba en la zona, así que después de pensarlo un poco me reuní con mis padres y les comente la idea, a ellos pareció agradarles la idea y después de una semana ya tenía el financiamiento para comprar una batidora en el mercado, desarmarla pieza por pieza,  observar su funcionamiento, catalogar sus componentes y hacer un rediseño de algo un poco mejor.

Después de realizado todo lo necesario para poder llegar a un diseño  propio, procedí a rearmarla y dejarla en pleno funcionamiento. Mientras tanto apresuraba un improvisado plan de negocios para llevar a cabo lo más pronto posible mi proyecto de diseño y manufactura para mezcladoras de 1, 1.5, 2, 2.5, 3 y 4 sacos de concreto (que son las capacidades estándar en el mercado). Dentro de las conclusiones a las que llegue después de pocos días de planificación fueron:

·         Necesitaba más o menos 4 millones para comprar la maquinaria necesaria para la realización del proyecto.

·         Diseños depurados.

·         Un local donde desarrollar y mantener el negocio.

·         Personal calificado para la manufactura de dichas maquinas.

·         Suplidores de las partes y del metal utilizado.

·         Estudiar la competencia (calidades y precios)

·         Clientes

Para mi grata sorpresa mientras desarrollaba dicho plan, la mezcladora que permanecía en el frente de ni casa sin rótulos de alquiler o de venta fue presa de constantes acosos por parte de gran variedad de personas pretendían dejar una señal de trato para comprarla o que insistían en que se les alquilara ya que les urgía una máquina para comenzar sus obras.

Uno a uno aborde los diferentes ítems propuestos y los analice de la que creí era la mejor manera dando como resultado:

·         Lista de equipo y especificaciones

·         El diseño de solamente un tipo de batidora (2 sacos que es la más común y utilizada)

·         Diferentes opciones de alquiler en Nicoya o la posibilidad de trabajar en el patio de mi casa

·         El personal calificado seria yo para comenzar

·         Una lista de materiales, partes y precios según suplidor

·         Una lista de los principales vendedores de mezcladoras de concreto y todos sus precios en los diferentes diseños.

·          Clientes no se buscaron ya que parecían salir solos (grave error)

Con absolutamente todo considerado (según yo) di inicio al proyecto, comencé por comprar las maquinas necesarias para mi gran empresa y las piezas para armar el primer prototipo.

Todo transcurría muy lento ya que trabajaba tiempo completo y solamente tenía los fines de semana para invertirle tiempo en mi proyecto del cual era yo el único involucrado. Los resultados se iban viendo poco a poco, los diseños ya estaban casi terminados, tenía las maquinas en mi casa y ya las manejaba con relativa facilidad; de repente el peor escenario, crisis económica mundial, los mercados se desploman y la demanda cesa en el área de Guanacaste, se acabo el negocio y yo lo atribuí totalmente a este evento, Pero fue en realidad así?

 Después de este curso y echar solamente la primera ojeada a la administración de proyectos me parece que podría identificar muchísimas fallas, las que tratare de resumir y enumerar y forma rápida

La Primera y más grave a mi parecer fue el total desconocimiento de las metodologías existentes pues la ignorancia es el mejor aliado de los fracasos (“El que no sabe es como el que no ve” decía uno de mis profesores). Esta falta de conocimientos genero en mi planteamiento inicial del proyecto un vacio enorme por no decir la falta total de este. Surgen ahora muchas interrogantes al respecto: Cuál era el alcance real de mi proyecto? Que paso con el costo y el tiempo?, nunca se definió una calidad, mucho menos el proceso para alcanzarla, y la integración  ¿Qué es eso?, bueno al menos las adquisiciones estaban presentes (se sabía donde comprar las cosas), nunca se midieron los riesgos o ni tan siquiera se identificaron cuales eran, con la comunicación y recursos humanos como era solo yo así me las arregle.  (Tampoco  se identificaron los Stakeholders ya que el termino nunca lo había odio mencionar)

No me asesoré correctamente o no lo hice del todo, hubiera sido tan fácil como escribir en google “como administrar un proyecto” o “como crear una empresa” http://www.crearempresas.com/vanesabarrado.htm (por supuesto  se no es tan fácil como eso,  pero hubiera un mejor comienzo)

Otro gran error de mi parte fue el suponer que yo solo podría montar un negocio en Guanacaste mientras trabajaba en San Jose y consumía gran parte de mi tiempo en otras actividades.

Ya enterados ustedes compañeros de lo que fue una de mis primeras experiencias con la administración de proyectos, me gustaría tratar de identificar los puntos que se podrían rescatar de todo este proceso, las herramientas con las que cuento ahora para hacerle frente y definir un plan de acción diferente para iniciar mi proyecto de una mejor manera.

Que se podría rescatar de todo este proceso:

·         Los diseños de las mezcladoras de concreto están finalizados y documentados

·         Las listas de suplidores de partes y metal todavía son funcionales (simplemente se necesitan actualizar los precios)

·         Hay una investigación de la principales competidores en el mercado, se sabe que modelos realizan y sus diferentes precios. (también se tiene un aproximado de las cantidades que venden por mes)

·         El proceso arrojo muchas lecciones aprendidas a golpes (pero hay que documentarlas).

·         Ya se cuenta con la maquinaria necesaria para adentrarse en el negocio.

Entre las herramientas con las que cuento ahora le diré que la más interesante para mí son  las 9 áreas y sus 42 procesos, el charter (sumamente importante), diferentes técnicas como la de subdividir el proyecto en etapas, documentación de la evolución del proyecto (incluyendo las lecciones aprendidas por etapas), el PMBOK, literaturas de refuerzo como la guía de la APP, charlas y tips de en páginas de internet como:  http://www.liderdeproyecto.com/  y un entendimiento mucho mayor del porque fracasan los proyectos.  (Solo para comenzar con el primer curso)

Plan de acción

·         Comenzaría por comprar un cuaderno de apuntes exclusivo para la documentación día a día de lo sucedido en el proyecto.

·         Para establecer la empresa y definirle un rumbo más claro se deberá establecer su Misión, Visión y Valores como parte del Proceso de  visualización de esta.

Específicamente en el proyecto  en sí:

·         Buscar socios

·         Buscar financiamiento

·         Se definirán el Charter, (adaptado específicamente  a los objeticos del proyecto).

·         Se dividirá el proyecto por etapas  para un mejor control de su evolución,

·         Se replantaran objetivos muy claros de las características del producto final deseado

·         Se creara solamente un tipo de maquina al menos por el primer año (establecer lapso de tiempo)

·         Cronogramas de trabajo y presupuestos más reales  

·         Las metodologías y el proceso de fabricación se documentaran y revisaran periódicamente hasta la creación del prototipo

·         Lecciones aprendidas de cada etapas y del proyecto global.

Y todo esto solo para darse una idea de lo mucho que se podría mejorar de mi proyecto fallido.

Casi siento vergüenza de el grado de ingenuidad con el que aborde este proyecto fallido, y aunque por el momento este se encuentra paralizado, espero que en un futuro no muy lejano pueda retomarlo y ya con todas los herramientas necesarias y muchas ganas de mi parte pueda echar a andar este y muchos más.

Acerca del formato APA

Hola amigo de maestria aqui les dejo una pagina para que clarifica bastate que es y como usar el formato APA, espero que les sirva.....

http://www.ciudaddedios.net/recursos/documentos/Umi_GUIA_PARA_HACER_REFERENCIAS_EN_FORMATO_APA.pdf

Hola Bienvenidos a mi Blog

Les doy a todos mis compañeros de Maestria la bienvenida a mi blog y a la vez los aliento a que se unan, Muchas gracias compañeros gracias.