Siempre me ha encantado la idea de tener una empresa propia, tal vez porque desde muy pequeño vi como nuestro pequeño negocio familiar (un pequeño hotel en el centro Nicoya) crecía poco a poco y se convertía en una pieza clave para el bienestar de nuestra familia. Así que uno de mis principales objetivos y metas desde ya hace mucho tiempo es tratar de montar una pequeña empresa de diseño y manufactura de maquinas. La primera oportunidad de formar una empresa surgió hace aproximadamente 3 años cuando el negocio de la construcción todavía era negocio principalmente en el área de Guanacaste.
En esa época abundaban las construcciones y remodelaciones y comencé a notar la gran demanda de mezcladoras de concreto que se generaba en la zona, así que después de pensarlo un poco me reuní con mis padres y les comente la idea, a ellos pareció agradarles la idea y después de una semana ya tenía el financiamiento para comprar una batidora en el mercado, desarmarla pieza por pieza, observar su funcionamiento, catalogar sus componentes y hacer un rediseño de algo un poco mejor.
Después de realizado todo lo necesario para poder llegar a un diseño propio, procedí a rearmarla y dejarla en pleno funcionamiento. Mientras tanto apresuraba un improvisado plan de negocios para llevar a cabo lo más pronto posible mi proyecto de diseño y manufactura para mezcladoras de 1, 1.5, 2, 2.5, 3 y 4 sacos de concreto (que son las capacidades estándar en el mercado). Dentro de las conclusiones a las que llegue después de pocos días de planificación fueron:
· Necesitaba más o menos 4 millones para comprar la maquinaria necesaria para la realización del proyecto.
· Diseños depurados.
· Un local donde desarrollar y mantener el negocio.
· Personal calificado para la manufactura de dichas maquinas.
· Suplidores de las partes y del metal utilizado.
· Estudiar la competencia (calidades y precios)
· Clientes
Para mi grata sorpresa mientras desarrollaba dicho plan, la mezcladora que permanecía en el frente de ni casa sin rótulos de alquiler o de venta fue presa de constantes acosos por parte de gran variedad de personas pretendían dejar una señal de trato para comprarla o que insistían en que se les alquilara ya que les urgía una máquina para comenzar sus obras.
Uno a uno aborde los diferentes ítems propuestos y los analice de la que creí era la mejor manera dando como resultado:
· Lista de equipo y especificaciones
· El diseño de solamente un tipo de batidora (2 sacos que es la más común y utilizada)
· Diferentes opciones de alquiler en Nicoya o la posibilidad de trabajar en el patio de mi casa
· El personal calificado seria yo para comenzar
· Una lista de materiales, partes y precios según suplidor
· Una lista de los principales vendedores de mezcladoras de concreto y todos sus precios en los diferentes diseños.
· Clientes no se buscaron ya que parecían salir solos (grave error)
Con absolutamente todo considerado (según yo) di inicio al proyecto, comencé por comprar las maquinas necesarias para mi gran empresa y las piezas para armar el primer prototipo.
Todo transcurría muy lento ya que trabajaba tiempo completo y solamente tenía los fines de semana para invertirle tiempo en mi proyecto del cual era yo el único involucrado. Los resultados se iban viendo poco a poco, los diseños ya estaban casi terminados, tenía las maquinas en mi casa y ya las manejaba con relativa facilidad; de repente el peor escenario, crisis económica mundial, los mercados se desploman y la demanda cesa en el área de Guanacaste, se acabo el negocio y yo lo atribuí totalmente a este evento, Pero fue en realidad así?
Después de este curso y echar solamente la primera ojeada a la administración de proyectos me parece que podría identificar muchísimas fallas, las que tratare de resumir y enumerar y forma rápida
La Primera y más grave a mi parecer fue el total desconocimiento de las metodologías existentes pues la ignorancia es el mejor aliado de los fracasos (“El que no sabe es como el que no ve” decía uno de mis profesores). Esta falta de conocimientos genero en mi planteamiento inicial del proyecto un vacio enorme por no decir la falta total de este. Surgen ahora muchas interrogantes al respecto: Cuál era el alcance real de mi proyecto? Que paso con el costo y el tiempo?, nunca se definió una calidad, mucho menos el proceso para alcanzarla, y la integración ¿Qué es eso?, bueno al menos las adquisiciones estaban presentes (se sabía donde comprar las cosas), nunca se midieron los riesgos o ni tan siquiera se identificaron cuales eran, con la comunicación y recursos humanos como era solo yo así me las arregle. (Tampoco se identificaron los Stakeholders ya que el termino nunca lo había odio mencionar)
No me asesoré correctamente o no lo hice del todo, hubiera sido tan fácil como escribir en google “como administrar un proyecto” o “como crear una empresa” http://www.crearempresas.com/vanesabarrado.htm (por supuesto se no es tan fácil como eso, pero hubiera un mejor comienzo)
Otro gran error de mi parte fue el suponer que yo solo podría montar un negocio en Guanacaste mientras trabajaba en San Jose y consumía gran parte de mi tiempo en otras actividades.
Ya enterados ustedes compañeros de lo que fue una de mis primeras experiencias con la administración de proyectos, me gustaría tratar de identificar los puntos que se podrían rescatar de todo este proceso, las herramientas con las que cuento ahora para hacerle frente y definir un plan de acción diferente para iniciar mi proyecto de una mejor manera.
Que se podría rescatar de todo este proceso:
· Los diseños de las mezcladoras de concreto están finalizados y documentados
· Las listas de suplidores de partes y metal todavía son funcionales (simplemente se necesitan actualizar los precios)
· Hay una investigación de la principales competidores en el mercado, se sabe que modelos realizan y sus diferentes precios. (también se tiene un aproximado de las cantidades que venden por mes)
· El proceso arrojo muchas lecciones aprendidas a golpes (pero hay que documentarlas).
· Ya se cuenta con la maquinaria necesaria para adentrarse en el negocio.
Entre las herramientas con las que cuento ahora le diré que la más interesante para mí son las 9 áreas y sus 42 procesos, el charter (sumamente importante), diferentes técnicas como la de subdividir el proyecto en etapas, documentación de la evolución del proyecto (incluyendo las lecciones aprendidas por etapas), el PMBOK, literaturas de refuerzo como la guía de la APP, charlas y tips de en páginas de internet como: http://www.liderdeproyecto.com/ y un entendimiento mucho mayor del porque fracasan los proyectos. (Solo para comenzar con el primer curso)
Plan de acción
· Comenzaría por comprar un cuaderno de apuntes exclusivo para la documentación día a día de lo sucedido en el proyecto.
· Para establecer la empresa y definirle un rumbo más claro se deberá establecer su Misión, Visión y Valores como parte del Proceso de visualización de esta.
Específicamente en el proyecto en sí:
· Buscar socios
· Buscar financiamiento
· Se definirán el Charter, (adaptado específicamente a los objeticos del proyecto).
· Se dividirá el proyecto por etapas para un mejor control de su evolución,
· Se replantaran objetivos muy claros de las características del producto final deseado
· Se creara solamente un tipo de maquina al menos por el primer año (establecer lapso de tiempo)
· Cronogramas de trabajo y presupuestos más reales
· Las metodologías y el proceso de fabricación se documentaran y revisaran periódicamente hasta la creación del prototipo
· Lecciones aprendidas de cada etapas y del proyecto global.
Y todo esto solo para darse una idea de lo mucho que se podría mejorar de mi proyecto fallido.
Casi siento vergüenza de el grado de ingenuidad con el que aborde este proyecto fallido, y aunque por el momento este se encuentra paralizado, espero que en un futuro no muy lejano pueda retomarlo y ya con todas los herramientas necesarias y muchas ganas de mi parte pueda echar a andar este y muchos más.
